Vedtægter for:
LOKALHISTORISK FORENING FOR TIDLIGERE SEJLFLOD KOMMUNE
§ 1 Foreningens navn er LOKALHISTORISK FORENING FOR TIDLIGERE SEJLFLOD KOMMUNE og dens hjemsted og arbejdsområde er Tidligere Sejlflod kommune af 1970, omfattende sognene: Gudum/ Gudumholm, Lillevorde, Mou, Komdrup, Nørre Kongerslev, Sdr. Kongerslev, Sejlflod og Storvorde.
§ 2 Foreningens formål er:
At fremme og styrke den almene interesse for historien om den Tidligere Sejlflod Kommune af 1970 og medvirke til at bevare egnens historiske værdier samt at drive et arkiv. At indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig herkomst med tilknytning til den Tidligere Sejlflod Kommune af 1970, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid. At stille de indsamlede materialer til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed.
Til dette formål drives Lokalhistorisk Arkiv, Sejlflod beliggende i Gudumholm.
§ 3 Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådant garanteres.
§ 4 Foreningen er medlem af Arkivudvalget for Aalborg Kommune, der er økonomisk og teknisk paraplyorganisation for arkiverne i Aalborg Kommune, og dermed underlagt bestemmelserne for dette.
Herudover er foreningen medlem af Lokalhistoriske Arkiver i Nordjyllands Amt (LANA), og Sammenslutningen af Lokalhistoriske arkiver (SLA). Foreningen deltager i lokale og landsdækkende fællesregistreringer, der er godkendt af SLA eller LANA. I øvrigt samarbejder Forening/ Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner, og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
§ 5 Som medlemmer kan optages alle interesserede. Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til ét medlemskab. Hvert medlem har 1 stemme.
§ 6 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
Ordinær generalforsamling afholdes i januar kvartal – normalt 2. torsdag i marts måned.
Der indkaldes til generalforsamling med mindst 14 dages varsel, ved skriftlig indbydelse sammen med årsskriftet til medlemmerne – ellers ved annoncering i et af de lokale blade.
Endvidere bekendtgøres det på Facebook og på vores hjemmeside.
Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 8 dage før.
§ 7 Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftligbegæring herom.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned efter, at begæring herom er fremsat, og indkaldes med motivering for dens afholdelse, i øvrigt som en ordinær generalforsamling.
§ 8 Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
§ 9 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen. 3 medlemmer er på valg i lige år og 4 i ulige år.
2 suppleanter vælges hvert år.
§ 10 Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær, fastsætter selv sin forretningsorden og fordeler arbejdet blandt sine medlemmer.
Bestyrelsesmøde afholdes mindst 2 gange årligt, og i øvrigt så ofte formanden, eller et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt. Der skrives referat fra møderne.
Bestyrelsen er overfor generalforsamlingen ansvarlig for foreningens drift, for udarbejdelse af regnskab og gennemførelse af revision samt for anvendelse af foreningens midler.
2 kritiske Revisorer vælges blandt medlemmerne hvert år.
Bestyrelsen kan, om nødvendigt, antage lønnet medhjælp.
§ 11 Bestyrelsen udpeger en arkivansvarlig blandt eller uden for bestyrelsens medlemmer. Arkivet administreres i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
§ 12 Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen. Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side.
§ 13 Pengemidler som foreningen råder over skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et pengeinstitut.
§ 14 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
§ 15 Ændringer i vedtægter samt opløsning af foreningen kan ske ved simpelt stemmeflertal ved to på hinanden, med mindst to ugers mellemrum, følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen.
§ 16 Skulle foreningen ophøre, skal samlingerne jfr. medlemskabet af Arkivudvalget for Aalborg Kommune overdrages den for området ansvarlige museums- og arkivmyndighed – Aalborg Stadsarkiv – så samlingernes forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
§ 17 Ved ophør anvendes evt. formue til almennyttigt formål i tidligere Sejlflod kommune efter bestyrelsens skøn.
§ 18 Vedtægtsændringerne bliver af hensyn til medlemskaberne også tilsendt Arkivudvalget, LANA og SLA.
Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 14/3 2019 og
ekstraordinær generalforsamling den 4/4 2019